Déménagement d'entreprise : la check-list complète pour ne rien oublier
Dans l'absolu, un déménagement est un processus complexe et fastidieux. Le niveau de complexité augmente de façon drastique lorsqu'une entreprise désire déménager ses activités.
Faire l'inventaire du mobilier et du matériel à déménager
Qu'il concerne une entreprise ou un particulier, la première étape d'un déménagement est l'inventaire du mobilier. Ainsi, les bureaux, les chaises, les meubles, les ordinateurs, les imprimantes et autres équipements informatiques doivent tous être pris en compte. Cette liste complète permet de déterminer ce qui doit être conservé, recyclé ou jeté.
Mais en dehors de l'organisation, l'inventaire du mobilier est indispensable pour estimer le volume à transporter et pour réserver le camion de déménagement correspondant. Pour autant, les entreprises désireuses de s'épargner la corvée de l'inventaire du mobilier peuvent solliciter les services d'un Déménageur paris ou d'un spécialiste de la région.
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Préparer les postes de travail et les équipements
Après l'inventaire, il faut passer à la préparation du déménagement. Contrairement aux maisons, le transfert d'entreprise déménagement nécessite certaines précautions. Il est impératif de sauvegarder les données sensibles avant de démonter soigneusement les ordinateurs et équipements informatiques.
Mais plus important, il faut regrouper les câbles et les périphériques en fonction des services, des départements et de leurs utilisations. Cette précaution est extrêmement importante. Pour cause, la mauvaise gestion des périphériques et des équipements informations peut prolonger la période d'inactivité de l'entreprise.
Par ailleurs, en dehors des équipements de bureau, la préparation d'un déménagement implique aussi de transporter les machines-outils et les équipements industriels. Il est donc nécessaire d'utiliser des supports pour objets fragiles afin de réduire les risques d'accident.
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Organiser la logistique du déménagement
Lorsque les postes de travail et les équipements sont prêts pour le transport, le déménagement peut débuter. Pour cela, il faut fixer une date de déménagement puis prévenir les clients de la période d'indisponibilité. Idéalement, le transfert des locaux d'entreprise doit être réalisé dans les périodes de faible activité.
Une fois la date du déménagement fixée, la préparation des cartons peut débuter. À ce niveau, une attention particulière doit être accordée aux objets fragiles (serveurs, écrans, équipements, etc.).
En cas de doute sur la meilleure façon de faire les cartons, il est généralement conseillé de solliciter les services d'une entreprise de déménagement. Ces derniers disposent de l'expertise et des équipements nécessaires pour offrir un accompagnement sur mesure pendant tout le processus.
Rétroplanning : qui prévenir et quand ?
Pour un déménagement d'entreprise sans interruption d'activité, anticipez sur 3 mois :
- J-90 : validation du nouveau bail, budget du transfert, demande de plusieurs devis auprès d'entreprises spécialisées
- J-60 : information des salariés et des représentants du personnel, planification du transfert informatique
- J-30 : résiliation/transfert des contrats (énergie, internet, téléphonie, assurance des locaux), commande des cartons et étiquettes par service
- J-15 : information des clients et fournisseurs (mail + mention sur le site), sauvegarde complète des données
- J-7 : cartons par poste de travail, étiquetage par service et par étage d'arrivée
- Jour J : état des lieux de sortie, supervision du chargement, vérification du matériel sensible à l'arrivée
- J+7 : mise à jour de l'adresse au greffe (Kbis), sur le site web, les factures et la fiche Google Business Profile
Combien coûte un déménagement d'entreprise ?
Le budget dépend du volume, de la distance et du degré de préparation confié au prestataire. Pour des bureaux de PME, les devis constatés vont généralement de 1 500 à 5 000 €, davantage si le transfert inclut des machines-outils ou une intervention hors horaires. Comme pour un particulier, la règle d'or reste de comparer plusieurs devis détaillés mentionnant le volume estimé, les services inclus et les assurances.